La fonctionnalité Workflow
La fonctionnalité Workflow vous permet d'automatiser un processus lorsqu'un événement se produit sur une Question/Réponse (FAQ) de la base de connaissances, comme par exemples :
- envoyer une notification email lors de la création d'une Question/Réponse,
- transmettre la Question à différents services successifs pour la compléter (Réponses, reformulations de questions) et l'approuver avant sa diffusion au public.
5 événements sont gérés en standard :
- FAQ créée,
- FAQ modifiée,
- FAQ supprimée,
- Statut de la FAQ modifié,
- FAQ ajoutée à la base commune : cet évenement ne s'applique que lorsqu'une hiérarchie d'unités organisationnelles est en place. Se référer à la section Unités Organisationnelles > Vue d'ensemble pour plus de détails.
La fonctionnalité Workflow n'est pas activé par défaut à l'installation d'une plateforme. Il dépend du niveau de l'offre que vous avez souscrit.
La mise en place d'un workflow, notamment un workflow d'approbation de Smart FAQ, comporte des étapes assez techniques :
- modélisation du workflow liant événements-tâches-rôles,
- mise en place de rôles pour les approbateurs,
- création de modèles d'emails avec variables,
- et configuration d'un serveur smtp.
Cette fonctionnalité est détaillée de manière générale dans cette documentation en ligne.
Toutefois, DAVI préconise un accompagnement supplémentaire de vos équipes pour la mise en place de workflows.
Contactez DAVI pour une étude de vos besoins.